DOŁĄCZ ZALOGUJ KONTAKT

Jak wypromować swoje wydarzenie – 6 rad

PROJEKTOR - wolontariat studencki, 6 sierpnia 2016

Studenci programu PROJEKTOR nie tylko zarządzają projektami, ale bardzo często muszą je także reklamować i komunikować. Wśród przedsięwzięć, które podejmują nasi wolontariusze są nie tylko projekty systematyczne i wakacyjne, ale także szkolenia, wydarzenia, spotkania czy różnego rodzaju akcje. Większość z nich wymaga większej lub mniejszej promocji. Po co? Żeby zainteresować potencjalnych uczestników, zrealizować świadczenia wobec dotychczasowych sponsorów czy po prostu zrobić pozytywny szum wokół działań Projektora i Fundacji. Wiemy, że macie dużo zadań przy organizacji działań i właśnie dlatego postanowiliśmy podpowiedzieć, o czym przede wszystkim warto pamiętać przy ich komunikacji. Mamy nadzieję, że dzięki naszemu krótkiemu tekstowi stwierdzisz, że to wcale nie jest takie trudne czy pracochłonne!

Po pierwsze – najważniejsze

W całej prowadzonej przez Ciebie komunikacji musisz pamiętać o tym, żeby potencjalnym uczestnikom jasno i konkretnie przekazać:

  • Co to za wydarzenie
  • Do kogo jest skierowane
  • Gdzie się odbędzie
  • Kiedy się odbędzie
  • Dlaczego warto na nie przybyć

Wydaje się proste i oczywiste, prawda? Ale przyjrzyj się plakatom różnych imprez. Na wielu z nich znajdziesz praktycznie wszystko, ale z trudem odnajdziesz  najważniejsze informacje. Dlatego Ty o nich nie zapominaj.

 

Do kogo, a więc i gdzie

Kiedy zastanowisz się, kogo konkretnie chcesz zaprosić na swoje wydarzenie – będziesz także wiedzieć, za pomocą jakiego medium najlepiej o nim opowiedzieć. Z pewnością najczęściej wykorzystasz Facebook (szczególnie mocno polecamy wydarzenia na Facebooku, które pokaże kto już na spotkanie się wybiera i w ten sposób zachęci kolejne osoby do udziału, a także przypomni, że wydarzenie się zbliża. Pomyśl też czy nie warto pojawić się także na Twoich prywatnych kontach np. na Twitterze, Instagramie czy Snapchacie. Jesteś najlepszą wizytówką swojej inicjatywy! Pamiętaj, jeśli wydarzenie jest jednorazowe i nie masz zamiaru przez cały rok o nim opowiadać – nie warto tworzyć dla niego osobnej strony.

Być może warto wydarzeniem zainteresować lokalne media? Na przykład te studenckie, które chętnie opowiadają o sukcesach młodych ludzi albo lokalne, które żyją praktycznie każdą ciekawą historią z ich otocznia? Jeśli nie jesteś pewny, co powiedzieć lub napisać – daj nam znać biuro@projektor.org.pl, podpowiemy! A może warto stworzyć plakaty?naszej bazie  znajdziesz praktycznie gotowe plakaty, które wystarczy uzupełnić o ważne informacje, a potem wydrukować i rozwiesić.

 

Podpowiedz, jak się rejestrować

Najczęstszy problem, który przytrafia się również doświadczonym organizatorom wydarzeń, to zapominanie, że jedną z najważniejszych informacji dla uczestników są zasady wstępu. Na imprezę obowiązują bilety, każdy może pojawić się za darmo, a może to działania tylko dla dotychczasowych wolontariuszy? Czy można pojawić się spontanicznie czy może należałoby wcześniej dać znać? Jako chętni – domagamy się konkretów, w przeciwnym razie szybko się rozczarujemy i poszukamy innego sposobu na zapełnienie naszego kalendarza.

 

Opowiadaj, opowiadaj i jeszcze raz opowiadaj

Komunikacja i promocja nie kończy się na stworzeniu wydarzenia czy rozwieszeniu plakatów. Cały czas opowiadaj! Jak było na wcześniejszych wydarzeniach? Masz ciekawe historie, statystyki, efekty? Podziel się wrażeniami na temat tworzenia, zaangażowanych osobach czy aktualnych informacji, ile jeszcze wolnych miejsc zostało. Każdy pretekst w promocji jest dobry. Zachęcaj potencjalnych uczestników do pomocy w dzieleniu się dobrymi informacjami – niech udostępnią post lub dadzą znać swoim znajomym o Waszym ciekawym przedsięwzięciu. Nie bój się – poproś ich o to.

 

Nie zapominaj o zdjęciach

Zdjęcia o Twoim wydarzeniu powiedzą więcej niż większość opisów. Potencjalni uczestnicy będą chcieli zobaczyć, czego mogą się spodziewać po organizowanej przez Ciebie imprezie, kim jesteś i czy warto się z Tobą spotkać. Nawet, jeśli ten typ eventu organizujesz po raz pierwszy – pokaż, jak bawiliście się w czasie innych Twoich spotkań. Jeśli naprawdę nie masz żadnych zdjęć – w ostateczności możesz też skorzystać z banku zdjęć (tutaj kilka przykładów) i w ten sposób wprowadzić uczestników w klimat. Nie zapomnij jednak podpisać wykorzystywane zdjęcia.

 

My też możemy pomóc!

Do Twojej dyspozycji jest też nasz dział komunikacji i promocji, który chętnie podpowie Ci, w jaki sposób dodatkowo komunikować organizowane wydarzenie. Napisz na biuro@projektor.org.pl i opowiedz o swoim przedsięwzięciu. Tak szybko jak to tylko możliwe – odpowiemy Ci i zaproponujemy kolejne kroki.

 

Zobacz, gdzie my możemy o Tobie opowiedzieć:

  • Na naszej stronie http://projektor.org.pl/strefa-rozwoju/wydarzenia/ chcemy pokazywać wydarzenia i spotkania organizowane dla i przez naszych studentów.
  • Dział aktualności – http://projektor.org.pl/aktualnosci/ to miejsce dla wszystkich nowości, zapowiedzi, zaproszeń i podsumowań. Nie musisz być mistrzem pióra – napisz nam kilka zdań o swoim przedsięwzięciu (możesz to zrobić w podpunktach a nawet równoważnikach zdań) – my zrobimy z tego gotowy tekst.
  • Jeśli Ty lub miejsce, w którym ma się odbywać wydarzenie, nie masz swojej strony na Facebooku – wydarzenie możemy zrobić za Ciebie na https://www.facebook.com/PROJEKTOR.wolontariat.studencki/ . Powiedz nam tylko o tym.
  • Jeśli nawiążesz kontakt z lokalnymi mediami – pomożemy Ci napisać informację prasową lub wypowiedź potrzebną do umieszczenia na ich stronach lub przekazania na antenie.

 

Więcej o komunikacji i promocji wydarzeń przeczytasz na:

http://www.slideshare.net/bartlomiejrak/social-mediowa-checklista-przed-eventem
http://dobrastronainternetu.pl/stworz-swoja-redakcje-komunikacja-w-czasie-eventu/
http://dobrastronainternetu.pl/tworzenie-grafik-nie-tylko-dla-grafikow
http://www.slideshare.net/NowGoOnline/tworzenie-i-promowanie-wydarze

 

Prawda, że to wszystko nie jest aż tak skomplikowane? Przede wszystkim zapamiętaj, że warto promować wydarzenia, które realizujesz i najważniejsze jest Twoje zaangażowanie. To ono będzie najlepszą wizytówką Twoich działań, a z każdymi problemami możesz się zwrócić do nas!

 

fot. Anna Migda

Zespół Programu „PROJEKTOR – wolontariat studencki” – celem programu jest aktywizacja i przeciwdziałanie wykluczeniu dzieci i młodzieży z małych miasteczek i wsi w całej Polsce poprzez rozwijanie ich pasji i zainteresowań, odkrywanie talentów i potencjału drzemiącego zarówno w studentach, jak i w uczestnikach projektów.
#ProjektorToMy - podziel się wiadomością!